اصولا در زندگی، همه کارها نیاز به مدیریت دارد؛ یعنی برنامه ریزی و طبق برنامه عمل نمودن؛ که لازمه برنامه ریزی: توجه و تفکر در باره موضوع برنامه ریزی می باشد. تا آنجا که مقدور است مسایل از پیش در نظر گرفته شود، راه حل مناسب آن پیش بینی شود و بعد طبق برنامه عمل گردد. میبایست در حین اجرای برنامه توجه و دقت نمود که کار ها طبق اصول و منطق پیشرفت نماید و اگر مورد خاصی پیش آمد که قبلا در نظر گرفته نشده آن مورد نیز بررسی و مشکلاتش برطرف گردد.
مدیریت به طور کلی در همه موارد مطرح می باشد؛ اما قبل از هر چیز مدیریت خود شخص مهم است. هرکس باید در باره مدیریت خود توجه داشته باشد به خصوص مدیریت ذهن. اگر ما ذهن خود را کنترل نکنیم و در اختیار نگیریم ذهنی خواهیم داشت که ما را به هر طرف که می خواهد، خواهد کشانید و بدون اینکه متوجه شویم در باره مسائلی درگیر خواهیم شد که اصلا نیازی به آن نداریم. این مطلب موضوعی است که هرکس خودش بایستی در باره اش فکر کرده، متوجه این مطلب شده و آنرا تحت کنترل خود درآورد؛ مطلب دوم که باز هم از خود شخص شروع می شود مدیریت زمان است. زمان در حال گذر است و کاری ندارد که ما چه نیاز داریم و می خواهیم چه بکنیم؛ اگر ما توجهی به آن نکنیم زمان خواهد گذشت.
ما در هر لحظه و دقیقه و ساعت روز می توانیم کار مثبتی انجام دهیم و یا می توانیم در این گذر لحظات هیچ کاری نکنیم و بگذاریم زمان ما به پوچی بگذرد؛ چه اتفاقاتی می افتد اگر هرکس زمان را به پوچی بگذراند و این مساله همه گیر شود؟ این داستان مفصلی است که بحث خودش را دارد . لذا باید توجه کرد و نگذاشت که این زمان گذرا، مفت و مجانی به پوچی بگذرد و آنرا کنترل و مدیریت کرد. به هر حال، باید توجه کرد که “لحظه ها منتظر ما نمی شوند” ( لذا اگر هرکس نتواند خود را مدیریت کند هرگز نباید دنبال مدیریت دیگری برود).
مدیریت پروژه:
در مدیریت پروژه در درجه اول تعیین مسئولیت ها و بخش های مختلف مورد نیاز پروژه خیلی مهم می باشد. باید مطالعه کرد و تشخیص داد که پروژه به چه مسئولیت هایی نیاز دارد؛ از قبیل: رئیس کارگاه- معاون کارگاه- دفتر فنی- امور اداری- امور مالی- انبار و مصالح- ماشین آلات و ترابری- تدارکات- آشپزخانه و نهارخوری- سالن اجتماعات- حراست و ایمنی – پیمانکاران و غیره. سپس بر اساس نیاز پروژه مسئولیت ها را تعریف و تعیین نموده و در محل تجهیز کارگاه، موقعیت قرار گرفتن و چیدمان بخش ها را به طوری ترتیب داد که ارتباط قسمت ها با همدیگر به صورت راحت و آسان میسر باشد.
بعد از مراحل ذکر شده، نوبت انتخاب مسئولین مربوطه می باشد. با توجه به اینکه پروژه ها توسط این مسئولین پوشش داده می شود لذا در انتخاب این مسئولین باید دقت کامل نمود. مدیر پروژه باید توجه و کنترل کاملی روی این افراد داشته باشد و در صورت مشاهده عدم کارایی، در درجه اول سعی در راهنمایی و اصلاح عدم کارایی بر آید و در صورت عدم موفقیت در تغییر این مسئول اقدام نماید و در این مورد تعصب و تردید را کنار بگذارد.
مسلماً یک مدیر پروژه وارد و کار آمد قبل از هر چیز روش اجرایی خود را تعریف کرده و بر اساس آن پیش میرود که مسلماً در این روش اجرا، شرح وظایف خود را نیز برای خود تعریف کرده و با مرور و کنترل منظم ، این شرح وظایف پروژه را اداره می کند. شرح وظایفی که یک مدیر خوب بایستی داشته باشد می تواند بر اساس روند زیر باشد: برنامه ریزی- کنترل برنامه از طریق دریافت گزارشات منظم- تحت نظر داشتن روش کار مسئولان زیر مجموعه خود- در نظر داشتن زیان برای پروژه و مسئولان و نیروها- در نظر گرفتن سود و زیان پروژه و کنترل منظم آن- در نظر داشتن انتخاب مصالح و درست مصرف شدن آن ها و مدیریت صحیح آن توسط مسئولان مربوطه و هدر نرفتن مصالح- آرام و با نشاط نگه داشتن پروژه- توجه به رفاه نیروهای انسانی و دقت در امور ایمنی و حراست پروژه و سایر موارد دیگر که همه این ها بایستی مرتب کنترل شود و مد نظر باشد.
در سیستم مدیریت تیمی، مسئولان زیر مجموعۀ مدیریت پروژه کارها را اداره کرده و مسئولیت کارهای خود را داشته و بایستی جواب گوی مسائل مربوط به حوزه خود باشند که مسلماً شرح وظائف آنها به طور روشن مشخص شده است و در نتیجه وظایف خود رابهراحتی انجام می دهند و گزارش کارهای خود را به رئیسمربوطه ارائه می دهند. البته بایستی شرح وظائف هر مسئولی کاملا روشن و مشخص باشد. بایستی برای سرپرستی قسمت ها افرادی را انتخاب کرد که قدرت اجرای وظائف تعیین شده را داشته باشند و گزارش کار خود را به طور منظّم به مافوق خود بدهند و مافوق مربوطه هم بایستی سیاست کاری آن مسئول را بررسی و کنترل کرده و در صورت نیاز تذکرات لازم را به مسئول مربوطه بدهد و با این ترتیب هر مسئولی گزارش کار خود را به مسئول مافوق می دهند تا اینکه گزارش نهایی به مدیر پروژه میرسد و مدیر پروژه در هر زمان از وضعیت پروژه آگاه می باشد.
