مدیریّت پروژه :شرح وظایف معاونت اداری مالی – بخش دوم

اطلاعات وتبلیغات

باتوجّه به اینکه آگاهی از وضعیّت کامل و دقیق پروژه از اهمیّت قوق العاده ای برخوردار بوده و یکی از مسائل مهمّ مدیریّت می باشد لذا بایستی یک سیستم اطلاّع رسانی صحیح و منطقی برقرار کرد تا اطلاّعات لازم در اسرع وقت به مدیریّت برسد. و این اطلّاع رسانی بایستی به نحوی باشد که جنبه های منفی نداشته باشد، ومنظور ازاطلاع آگاه نمودن مسئولان پروژه ازاشتباهات در زمینه مسائل ایمنی و یا اتّفاقات احتمالی درحال پیش آمدن و امثال این هاست. که با فرهنگ سازی صحیح درپروژه میتوان دراین زمینه از وجود اکثریّت کارکنان استفاده کرد و حتّی مزایائی هم برای کسانی که اطلاّع صحیح و بدون غرض میرسانند درنظر گرفت. باید فرهنگ سازی در پروژه به نحوی باشد که همه کارکنان به صحّّت عمل و پیشرفت درست پروژه فکر بکنند و اگر به اشکال یا مانعی برخورد کردند بلافاصله مسئول مربوطه را در درجریان بگذارند و به حالت باری به هر جهت از آن موضوع نگذرند . به طور مثال اگر کسی متوجّه شد که سیم برقی لخت شده است بلا فاصله آنرا به مسئول خودش اطلّاع دهد و افرادی هم از کارکنان انتخاب شوند که در عین حال انجام وظیفه خودشان به مسائل امنیّتی و اطلاّعاتی نیز توجّه نموده و در صورت مشاهده بلا فاصله گزارش نمایند، منتها انتخاب این اشخاص بایستی فوق العاده هوشیارانه باشد و از انتخاب افراد خود خواه و خود آزار و مردم آزار و مغرض نباید استفاده شود. بلکه باید  از افراد خیر خواه و علاقمند به پیشرفت جامعه و پروژه استفاده نمود. از افرادی که موضوع را درست درک بکنند و متوجّه باشند که منظور از این اطلّاع رسانی تفتیش عقاید و مردم آزاری نیست، و این افراد هرگز نباید به فکر مطرح کردن خودشان باشند.

مواردی که بایستی دائماً تحت کنترل باشند

• موارد ایمنی ازقبیل استفاده از کلاه ایمنی، دستکش کار در کارهای خشن ازقبیل کار کردن با آجر و یا بتن و امثال این ها وکلیّ موارد مطرح شده در آئین نامه ایمنی وبهداشت.
• توجّه به رفتار و اخلاق کارکنان و ایجاد روح همکاری ومهربانی بین افراد به جای درگیری.
• توجّه به سیستم نگهداری و استفاده صحیح از مصالح و اجتناب از ریخت و پاش مصالح. و درصورت مشاهده نابسامانی اطلّاع رسانی آن به مسئولین.
• برگزاری جلساتی با کارکنان (در حد امکان توأم با پذیرائی) و صحبت با آنها در رابطه با مسائل پروژه و علاقمند نمودن کارکنان به پروژه و ایجاد دوستی و همدلی در بین کارکنان و توجّه دادن به مسائل ایمنی و بهداشت و تشویق آنها به همکاری بهتر و بیشتر و آگاه نمودن آنها به اینکه پروژه ای که درحال اجرا می باشد برای آبادانی کشور بوده و متعلّق به همه ملّت و از جمله خود ما می باشد. پس باید به آن دلسوز بوده و در اجرای صحیح آن بکوشیم. وباید توجّه داشته باشیم که هر پروژه عمرانی که اجرا می شود مربوط به همه ملّت می باشد، حتّی اگر باسرمایه شخصی و یا بنام شخص خاصّی بوده باشد. یعنی هر پروژه عمرانی اعّم از ساختن یک منزل مسکونی یا یک ساختمان اداری، بیمارستان، هتل، شهر سازی و راه سازی و یا هر پروژه عمرانی را که در نظر بگیریم می بینیم که همه ما از آن پروژه ها به نوعی بهره مند می شویم، پس اگر به این مسئله توجّه و ایمان داشته باشیم و آن هارا از خودمان بدانیم مسلمّاً برایش دل می سوزانیم.
• زیرنظر داشتن سیستم نگهبانی کارگاه در روز وشب. سیستم اطلّاتی بایستی طوری برنامه ریزی نماید که انجام وظیفه نگهبان ها را به خصوص در شبها کاملاً زیر نظر داشته باشد. باید توجّه داشت که نگهبان ها ارتباطات غیر معقول با افراد خارج از کارگاه نداشته باشند و خدای نکرده تبانی برای دزدی نکرده باشند. چون اگر سیستم نگهبانی سالم نداشته باشیم انتظار سلامت محیط را نمی توانیم داشته باشیم. ازضعف یا منحرف و سهل انگاربودن سیستم نگهبانی همه دزدی ها اتفّاق می افتد.
• آگاه نمودن کارکنان به وظایف و حقوق شخصی و اجتماعی خودشان.
• تبلیغ برای صداقت و درستی و اجتناب خیلی جدّی از دروغ