دفتر فنّی: ضرورت دفتر فنّی در مراکز شرکت های عمرانی

در رابطه با دفتر فنّی در دفتر مرکزی که در مقالاتی در رابطه با آن وشرح وظایف آن در تاریخ ۲۸/ ۷/ ۹۴ مطرح شد. پسر خواهر بنده آقای سعید کیافر که کارشناس مجرّب، وارد و خبره در کارهای عمران بخصوص دفتر فنّی هستند، مقاله ای در رابطه با ضرورت دفتر فنّی در مراکز شرکت های عمرانی نوشته اند، که چکیده مقاله ایشان با قلم خودشان عیناً به شرح زیر درج می گردد.

ضرورت وجود دفتر فنی و مهندسی در ستاد مرکزی شرکت های عمرانی و تأثیر آن در توسعه شرکت ها

شرکتهای مهندسی عمرانی با توجه به قابلیتها و توانائیهایشان و حوزه فعالیتشان، ابعاد و سازمانهای متفاوتی دارند. ولی آنچه مسلم است،  هرچقدر تعداد و تنوع پروژه های در دست اجرایشان بیشتر و حوزه فعالیتشان وسیعتر باشد، نیاز بیشتری به دفاتر فنی و مهندسی مرکزی خواهند داشت، چرا که وجود چنین مرکزی میتواند رافع نیازهای زیر باشد :

1. تهیه پکیجهای فنی و مالی جهت شرکت در مناقصات و امور کاریابی:
   جهت کاریابی چه بصورت شرکت در مناقصات و یا بصورت ترك مناقصه و مذاکرات و برای ارائه بسته های پیشنهاد فنی و مالی مناسب، شرکتها نیازمند بهره گیری از تیم فنی و مهندسی با تجربه و دانش کافی در امور طراحی و مهندسی و اجرای پروژه های مشابه و همچنین محاسبه هزینه های انجام پروژه میباشند که این خدمت را نمیتوان بدلیل مشغله زیاد و شاید هم نداشتن تجربۀ کافی در دفاتر فنی کارگاهها از آنها گرفت.
2. قابلیت پشتیبانی فنی از پروژه های در دست اجراء :
   پروژه ها زمانیکه به پیمانکاران مربوطه ابلاغ میشوند تا شکلگیری سازمان و دفاتر فنی خود نیاز به حضور کارشناسان فنی دارند تا بتوانند خواسته های اولیه طرح را به موقع تامین نمایند و این امر را میتوان بعهده دفتر فنی و مهندسی مرکزی قرار داد. همچنین در طول اجرای پروژه در برخی مواقع دفاتر فنی کارگاهها جهت بعضی از امور نیازمند پشتیبانی فنی قویتر و مجربتری میشوند که این نیاز را میتوان با چنین واحدی در ستاد مرکزی رفع نمود. طبیعتاَ این پشتیبانی میتواند سبب موفقیت در اجرای بهتر پروژه ها و توسعه آتی شرکت شود.
3. ذخیره سازی صحیح تجربه و دانش فنی و اجرائیه کسب شده در پروژه ها جهت کارهای آتی شرکت :
   با توجه به اینکه اجرای هر طرح و پروژه ای میتواند بار علمی، فنی و اجرایی و همچنین کسب تجارب پراهمیتی را به همراه داشته باشد. نیاز هر شرکتی است که بتواند با سازماندهی و ساماندهی این اطلاعات و قابل مصرف نمودن آن برای کارها و پروژه های آتی، آنها را ذخیره سازی مناسب و قابل استفاده مجدد نماید. بدلیل تخصصی و فنی بودن این کار، کارشناسان دفتر فنی و مهندسی مرکزی میتوانند متولی این امر گردند.
4. جلوگیری از انجام کارهای تکراری و زائد که قبلاَ تجربه آن بدست آمده است :
   تمرکز در جمع آوری اطلاعات کارهای فنی و مهندسی که قبلاً کسب شده است، سبب میشود تا از دوباره کاری ها و امور زائد جلوگیری بعمل آید و با سرعت مناسب از این اندوخته ها بهره مند شده و آنها را به کار گرفت. دفاتر فنی و مهندسی مرکزی میتوانند بهترین پایگاه باشد.
5. جلوگیری از ایجاد بخش ها و واحدهای موازی فنی در شرکتها :
   بدلیل ماهیت شرکتهای عمرانی، در بخشهای مختلف سازمان، نیازهای متعدد و موقتی به کارشناسان و اطلاعات فنی و مهندسی ایجاد میشود که برای رفع این نیاز اگر هر واحد بخواهد برای خود کارشناسانی در این راستا داشته باشند، واحدهای موازی عدیده ای در شرکتها ایجاد میشود که سبب صرف هزینه های اضافی زیادی میگردد. یا اگر بخواهند از بیرون سازمان آن را تامین نمایند ضمن داشتن هزینه بیشتر کیفیت انجام کار و مسئولیت پذیری و پاسخگوئی به عملکردها نیز چندان مطلوب نخواهد بود. در نتیجه چنین مرکزی میتواند رافع این نیاز گردد.
6. امکان نظارت و کنترل بر عملکرد دفاتر فنی کارگاه ها (پروژه ها) :
   در برخی مواقع جهت جلوگیری از زیانهای ناشی از عملکرد ضعیف یا غلط بعضی از دفاتر فنی در کارگاه های شرکتها، نیاز است که یک تیم فنی و مهندسی مجربتر عملکرد این دفاتر را کنترل نمایند. طبیعتاَ با داشتن چنین مرکزی میتوان این امر را محقق نمود .
7. تربیت نیروی انسانی کارآمد جهت دفاتر فنی پروژه ها :
   یکی دیگر از امور مهم که شرکت های پیمانکاری امروزه با آن مواجه میشوند، کمبود نیروی متخصص و کارآمد برای امور دفاتر فنی پروژه ها است. این مسئله ایجاب مینماید که شرکتها برای مواجهه با پروژه های متعدد و بزرگ، در همۀ زمینه ها قابلیت لازم را کسب نمایند و بدین منظور بهتر است در درون خود بتوانند این نیروها را تربیت نمایند و بهترین مکان برای این موضوع، میتواند چنین مرکزی باشد.
8. تدوین رویه ها و راهکارهای فنی، مهندسی و اجرایی :
   جهت بهینه کردن عملیات اجرایی و کنترل کیفیت آنها و کاهش هزینه های پروژه، نیاز است تا رویه ها و راهکارهای مناسب و منطبق با استانداردها و مشخصات فنی تهیه گردند که بشود در کلیه کارها و پروژه های مشابه از آن بهره برد و مناسبترین بخش برای این کار مرکز فنی و مهندسی میباشد.
9. برنامه ریزی و تهیه برنامه های زمانبندی جهت پروژه ها و پیشنهادات فنی:
   جهت کنترل عملکرد و پیشرفت پروژه ها توسط مدیریت ارشد شرکتها و همچنین ارائه برنامه های زمانبندی مورد نیاز در پیشنهادات فنی مناقصات میتوان از این مرکز استفاده نمود.
10. کمک به تنظیم قراردادهای فنی مهندسی و اجرایی:
    هرچند که تنظیم قراردادها یک امر حقوقی میباشد، ولیکن در قرارداد هایی که ماهیت فنی و مهندسی دارند، بخشهایی باید گنجانده شود که تدوین آنها از عهده کارشناسان حقوقی برنمیآید و بدین جهت نیاز است تا در تنظیم این نوع قراردادها چه با کارفرمایان و چه با سایر پیمانکاران، کارشناسان مجرب فنی و مهندسی حضور داشته و آن موارد را تهیه و ارائه نمایند. در نتیجه این مرکز میتواند بهترین مرجع برای آن باشد.
11. انجام یا کنترل و نظارت بر طراحی پروژه های طرح وساخت:
    امروزه بسیاری از پروژه ها در قالب طرح و ساخت توام ارائه میگردند. شرکتهایی که قابلیت انجام چنین پروژه هایی را دارند، نیازمند تیم فنی و مهندسی مجرب در این راستا میباشند، و در صورتیکه دفاتر فنی و مهندسی مرکزی وجود داشته باشند، با تجهیز مناسب خود میتوانند این مهم را بعهده گیرند و یا حداقل در صورتیکه این کار بصورت برونسپاری و به شرکتهای مشاور سپرده شود، جهت نظارت بر عملکرد آنها باز هم نیاز به چنین مرکزی خواهد بود.

کلیه موارد فوق تأثیر به سزایی در قابلیت ها و رشد شرکتهای عمرانی خواهند داشت. در زیر و به طور ساده مراحل تأثیرگذاری دفتر فنی و مهندسی مرکزی شرکت در رشد و توسعه آن نمایش داده شده است.

البته جهت رشد و توسعه شرکت ها لازم است تا سایر بخشهای ستادی شرکت نیز مطابق چارت زیر وجود و رشد کافی و مناسب داشته باشند تا در کنار واحد مرکزی فنی و مهندسی، بتوانند سبب ارتقائ قابلیت های شرکت شوند و بطور صرف با داشتن واحد فنی مهندسی ستادی نمیتوان اسباب رشد و توسعه این شرکت ها را فراهم نمود.

سعید کیافر